Documentos e Assinaturas Físicas e Eletrônicas

Oi Corretor. Como vai?

Dando continuidade a nossa trilogia sobre Assinaturas Digitais, um assunto que merece atenção especial de todo profissional do mercado imobiliário, trago hoje o segundo material a respeito.

Se você quiser recapitular o nosso primeiro bate-papo sobre o tema, leia “Assinaturas eletrônicas e o Impacto nas assinaturas digitais com aprovação da lei 14063/2020“.

Vamos lá!

Em geral um documento físico emitido com recursos mecanográficos ou manuscritos.

Por exemplo, uma certidão de nascimento datilografada ou manuscrita.

Um contrato de compra/venda impresso via computador e impressora, e assinado. Um laudo de vistoria impresso e assinado.

Documento original digital ou “Natu-digital” são os registros produzidos 100% em meio digital.

Um determinado contrato, que fora produzido em sistema 100% digitais (facebook, linkedIn), por exemplo, quando assinamos um serviço na nuvem, como facebook, instagram, google, google docs, etc.

Também chamado de contrato de adesão a serviços digitais, EULA, entre outros.

Os dados originais são aqueles que estão dentro do sistema, dentro do banco de dados da empresa que fornece o serviço digital. Neste tópico, a conta do celular, do gás encanado, da TV a cabo seguem este princípio.

A conta que recebemos em casa ou por e-mail é apenas uma cópia destes dados. Para mais detalhes veja o artigo 4º do Provimento 94 do CNJ

A impressão de um documento emitido por processo 100% digital.
Por exemplo uma conta de energia elétrica.

O papel que recebemos é uma cópia dos registros que existem em sistema 100% digital.

A Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal Paulistana, Nota Fiscal Carioca são apenas cópias simples do registro digital que se encontra no banco de dados do órgão emissor.

Da mesma forma a matrícula do imóvel em papel, é apenas uma cópia – explicando de outra forma, uma pessoa pode ir ao cartório e pedir 5 cópias da mesma matrícula.

Embora esteja em papel oficial, não é documento oficial me tem prazo de validade bem curto.

Um contrato produzido em editor de texto e incorporado a uma ferramenta de assinatura digital, tipo Docusign.

Quando escrevemos um documento (contrato, vistoria, parecer), submetemos a uma ferramenta de assinatura digital (tipo docusign), os envolvidos assinam em seus computadores, celulares, tablets ou outros. Este pode ser considerado um documento com assinatura eletrônica avançada.

O documento original assinado é o que se encontra na plataforma de serviços (docusign).

Quando fazemos download do arquivo, temos apenas uma cópia eletrônica. Se for impresso é apenas numa cópia física de documento digital.

Documento digitalizado é quando escaneamos um documento físico, e o transformamos em um arquivo digital (PDF, JPG, TIFF, etc).

Este documento não é original, apenas uma cópia simples em formato eletrônico. Este formato sempre gera confusões, pois é aqui que as pessoas pensam que digitalizaram o documento.

De fato, é apenas uma cópia em formato eletrônico, gera os mesmos efeitos de uma cópia simples de documento.

Documento digitalizado com padrões técnicos (pelo provimento 94 do CNJ)
São documentos físicos (RG, CPF, Contratos, comprovante de residência) que foram digitalizados no formato PDF/A, e assinados digitalmente por certificado digital ICP-Brasil, em conformidade com os critérios estabelecidos no artigo 5º do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.

Normalmente este é o modelo usado nos processos judiciais, aonde o advogado copia os documentos do cliente, anexa ao processo com sua assinatura digital.

Neste caso, o advogado tem por força de lei a capacidade de testar que copiou o documento original.

Cópia de documento físico – Uma cópia xerográfica/reprográfica do documento físico, ou escaneada e reimpressa. Chamada normalmente de cópia simples.

Assinaturas – A assinatura física é aquela que é aposta diretamente sobre o papel.

Assinatura digital é aquele feita por intermédio de sistemas 100% digitais, por exemplo por um token de e-cpf ou e-cnpj.

Ou pela combinação de senha e outro fator (e-mail, sms, token no celular, biometria, google authenticator, microsoft authenticator), usado pelos bancos e serviços digitais.

Este modelo de assinatura deve constar no contrato na qualificação das partes, e o forma de contato também (e-mail, Celular, etc).

Assinatura digitalizada é quando o agente escaneia a assinatura, gera um arquivo de imagem (JPG, TIFF, etc), e posteriormente apõe esta assinatura sobre um documento digitalizado (PDF) ou digital (MS-Word).

Em determinados casos, isto pode ser considerado falsificação de documento, por exemplo, quando uma parte imprime, assina e digitaliza, e envia para outra parte.

A outra parte apõe sua assinatura digitalizada sobre esta cópia – isto pode ser considerada falsificação.

Em documentos impressos, as partes e testemunhas devem assinar o papel, e depois digitalizar o documento, que irá gerar apenas uma cópia simples de documento físico em formato eletrônico (PDF ou JPG).

Isto é a mesma coisa que imprimir um contrato e uma das partes assina. Faz-se uma cópia deste contrato assinado apenas pela primeira parte e envia para a segunda parte, que assina a cópia do contrato e fica com ela.

Tira uma nova cópia e manda para a primeira testemunha, que assina esta cópia e a retém, faz uma terceira cópia e envia para a segunda testemunha, que irá assinar a terceira cópia, imprime mais três cópias e remete aos demais. Qual a validade disto? Nenhuma.

Por analogia, digamos que uma parte emita o contrato, assine, faça uma cópia e envie esta cópia para a outra parte, que acrescenta alguma informação, apõe sua assinatura e devolve uma cópia para o emissor.

O fato de apor uma assinatura ou acrescentar alguma informação caracteriza o mesmo fato, da adulteração do documento que foi copiado originariamente.

Um pouco complexo de entender por que assinar o documento obviamente é diferente de acrescentar alguma informação, mas na verdade no contexto é a mesma coisa, por que quando alguém comparar o documento original com a última cópia, o original tem apenas a assinatura do primeiro, E a última cópia tem duas assinaturas.

Luis Fernando Gardel Deak
Advogado – OAB-SP 402.731 – Direito Digital, LGPD e Imobiliário
Gestor de Projetos PME, MBA, Compliance.
www.luisdeak.com.br – [email protected]